08:17 UhrEine neue Anfrage kommt rein
Was passiert jetzt?
Bei den meisten Unternehmen beginnt genau hier die Handarbeit. Jemand tippt die Angaben ab. Jemand legt den Kunden an. Jemand sucht die Vorlage, die beim letzten Mal funktioniert hat.
Wir sorgen dafür, dass aus einzelnen Arbeitsschritten ein Ablauf wird.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Gutachten_final_neu_3.docxNiemand weiß sicher, welche Fassung die aktuelle ist.
- AW: AW: WG: AngebotDer Stand eines Vorgangs steht in einem E-Mail-Verlauf.
- Kunden_2026.xlsxDie Kundendaten stehen in einer Tabelle, die eine Person pflegt.
- Zettel neben der TastaturDie Aufgabe existiert, aber nur an einem Ort.
- WhatsApp-Gruppe „Baustelle“Was gestern besprochen wurde, weiß nur, wer dabei war.
- 2024 › Müller › final › neuUnd am Ende sucht jemand zehn Minuten nach einer Datei.
Das geht auch anders.
Nichts davon ist ein Zeichen schlechter Arbeit. Es ist das normale Ergebnis davon, dass ein Betrieb gewachsen ist und die Werkzeuge nicht im gleichen Maß mitgewachsen sind.
Wir bauen den Ablauf dahinter.
Nicht jedes Unternehmen braucht alles davon. Aber jeder Schritt wird leichter, wenn der vorherige ihn vorbereitet hat.
01 Anfrage
Sie kommt an einer Stelle an
Über Formular, E-Mail oder Telefon – aber mit denselben Angaben und in einem Eingang, nicht in drei Postfächern.
02 Kunde
Einmal erfassen, überall verfügbar
Firma, Ansprechpartner und Adresse werden einmal aufgenommen. Danach stehen sie in Angebot, Bericht und Rechnung, ohne dass sie jemand abtippt.
03 Projekt
Aus der Anfrage wird ein Vorgang
Mit Nummer, Status und Verantwortlichem. Alles, was später dazukommt, hängt daran.
04 Aufgaben
Die Schritte stehen schon da
Was bei jedem Vorgang gleich abläuft, ist vorbereitet. Wer was bis wann macht, ist für alle sichtbar.
05 Dokumente
Sie entstehen aus dem, was da ist
Angebot, Bericht und Rechnung füllen sich aus den vorhandenen Daten und liegen anschließend dort, wo man sie sucht.
06 Kommunikation
Der Verlauf bleibt am Vorgang
E-Mails, Notizen und Termine hängen am Projekt. Auch wenn jemand im Urlaub ist, weiß der Rest Bescheid.
07 Abrechnung
Die Rechnung ist eine Folge, keine Recherche
Was geleistet wurde, steht bereits fest. Danach geht der Vorgang geschlossen ins Archiv – auffindbar, falls jemand in drei Jahren fragt.
Wir können einzelne Stellen verbessern. Wir können die Kette aber auch zusammenhängend bauen. Was davon sinnvoll ist, entscheidet sich an Ihrem Ablauf – nicht an unserem Angebot.
Was wir dafür bauen
Acht Teile. Jeder löst für sich ein Problem. Zusammen ergeben sie die Kette von oben.
- 01Anfrage
Website & Anfragen
HeuteDie Anfrage kam per WhatsApp. Die halbe Adresse steht im Chat, der Rest im Kopf.
Ansehen - 02Kunde & Daten
Kunden & Daten
HeuteKunden_2026.xlsx liegt auf dem Desktop von genau einer Person.
Ansehen - 03Projekt
Projekte & Vorgänge
HeuteWo das Projekt steht, weiß man erst, wenn man die E-Mails durchliest.
Ansehen - 04Dokumente
Dokumente
HeuteGutachten_final_neu_3.docx – und die Vorlage stammt aus einem Auftrag von 2021.
Ansehen - 05Übergänge
Automatisierung
HeuteDie Frist steht im Kalender. Dass sie näher rückt, merkt niemand.
Ansehen - 06Grundlage
Microsoft 365 & Cloud
HeuteTeams ist da, SharePoint auch. Genutzt wird Outlook.
Ansehen - 07Übergänge
KI
HeuteDie Angaben stehen im PDF. Jemand tippt sie ins Formular.
Ansehen - 08Grundlage
Technischer Support
HeuteDer neue Kollege wartet seit Montag auf sein Postfach.
Ansehen
Ihre bestehende Software muss nicht weg.
- DATEV bleibt DATEV.
- Microsoft 365 bleibt Microsoft 365.
- Ihre Branchensoftware bleibt Ihre Branchensoftware.
Wir verbinden, ergänzen und vereinfachen dort, wo es etwas bringt. Ein eingeführtes System abzulösen kostet Geld, Zeit und Nerven – und lohnt sich nur, wenn es wirklich im Weg steht. Diese Entscheidung treffen wir gemeinsam und nicht im Angebot.
Was dahintersteckt, entscheiden wir gemeinsam.
- Vielleicht reicht das, was in Ihrem Microsoft 365 schon enthalten ist.
- Vielleicht braucht es eine kleine eigene Anwendung für genau einen Ablauf.
- Vielleicht müssen nur zwei vorhandene Programme miteinander reden.
- Vielleicht ist eine eigenständige Lösung sinnvoller als alles andere.
Wir arbeiten mit Microsoft 365 samt SharePoint, Outlook und Planner, mit Cloud-Diensten, eigenen Webanwendungen, Datenbanken, Schnittstellen zu vorhandener Software und mit KI. Was davon zum Einsatz kommt, ergibt sich aus Ihrem Ablauf – nicht umgekehrt.
Aus gebauten Anwendungen
Hier stehen Ausschnitte aus Anwendungen, die wir tatsächlich gebaut haben. Keine nachgebauten Oberflächen und keine erfundenen Zahlen.
Und wo kann KI wirklich helfen?
Nicht überall. Und nicht bei jedem Unternehmen.
KI ist gut darin, Text zu lesen, einzuordnen und vorzubereiten. Sie ist schlecht darin, verbindlich zu sein. Deshalb steht sie bei uns als einzelner Schritt in einem Ablauf – mit einer Stelle, an der ein Mensch bestätigt, was übernommen wird.
Beispiel: ein Dokument kommt herein
Ebenfalls sinnvoll
- Lange E-Mail-Verläufe zusammenfassen
- Unterlagen auswerten
- Im eigenen Bestand suchen und in ganzen Sätzen antworten
- Textentwürfe in Ihrer Sprache vorbereiten
Wer so arbeitet
Die Branche ist weniger entscheidend als die Ausgangslage: Der Betrieb ist gewachsen, die Arbeitsweise nicht im gleichen Maß.
Gutachter & Sachverständige
Von der Anfrage bis zum versandten Gutachten – ohne dass jemand Textbausteine sucht.Ingenieur- & Planungsbüros
Projekte, Zeiten, Stände und Zuständigkeiten an einem Ort statt in vier Werkzeugen.Handwerksbetriebe
Weniger Zettel, weniger Nachfragen, weniger Nachtragen.Kanzleien & Notare
Mandanten, Vorgänge, Dokumente und Termine nachvollziehbar zusammengeführt.
Wo verlieren Sie gerade Zeit?
Zwei Minuten. Keine Verkaufsshow.
Ein paar Fragen zu Ihrem Arbeitsalltag: wo die Kundendaten liegen, wie Aufträge hereinkommen, welche Schritte regelmäßig doppelt gemacht werden. Am Ende steht eine Einschätzung, an welcher Stelle sich eine Änderung am ehesten lohnt.
Kurz-Check startenOhne Anmeldung. Das Ergebnis sehen Sie sofort; senden können Sie es, wenn Sie möchten.
Ali EftekhariAEM Software, Hannover
Sie sprechen direkt mit demjenigen, der es baut.
Bei AEM Software sitzt zwischen Ihnen und der Umsetzung kein Vertriebsteam. Wer im ersten Gespräch zuhört, baut anschließend auch. Das hat einen praktischen Grund: Die meisten Missverständnisse entstehen genau zwischen dem, was besprochen wurde, und dem, was daraus gebaut wird.
Am besten funktioniert die Zusammenarbeit mit Betrieben, die konkret sagen können, was sie stört. Daraus wird ein erster, klar abgegrenzter Schritt. Ob mehr folgt, entscheiden Sie danach.
Was hier entsteht, wird so dokumentiert, dass auch jemand anderes damit weiterarbeiten könnte.
Schildern Sie kurz, wo es hakt.
Zwei, drei Sätze reichen. Sie bekommen in der Regel innerhalb von 24 Stunden eine Rückmeldung mit einer Einschätzung: was der sinnvollste erste Schritt wäre – und ob wir dafür die Richtigen sind.
- Remote oder vor Ort
- DSGVO-konform, Auftragsverarbeitungsvertrag auf Wunsch
- Antwort in der Regel innerhalb von 24 Stunden
- Klare Priorisierung statt unnötiger Komplexität
- Von kleinen Arbeitspaketen bis zu größeren Vorhaben