Ingenieur- & Planungsbüros
HeuteOb sich das Projekt gerechnet hat, zeigt sich beim Schreiben der Schlussrechnung.
In Planungsbüros entsteht Arbeit über Monate, mit wechselnden Beteiligten und vielen Ständen. Die Arbeit ist in Abschnitte gegliedert, die Ablage meistens nicht. Dazwischen liegt Aufwand, der nirgends auftaucht.
Auch für Architekturbüros, Tragwerksplanung, technische Gebäudeausrüstung und Vermessungsbüros.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Stunden_KW38.xlsxDie Zeiten entstehen am Monatsende aus dem Kalender.
- Planung_Entwurf_RevC_final.pdfWelcher Stand beim Bauherrn liegt, ist nicht dokumentiert.
- Zusatzleistung?Sie wurde erbracht. Ob sie beauftragt war, klärt sich erst bei der Abrechnung.
- Protokoll vom 12.03.Das Ergebnis der Besprechung steht in einer Mail an fünf Empfänger.
- Wer macht das?Zuständigkeiten sind besprochen, aber nirgends festgehalten.
Stunden werden erfasst, wenn Zeit dafür ist – also am Monatsende, aus dem Kalender und aus der Erinnerung. Damit ist die Nachkalkulation ungefähr, und die Frage, welche Projekttypen sich rechnen, bleibt Gefühlssache.
Gleichzeitig hängt der Projektstand an Personen. Wer den Schriftverkehr geführt hat, weiß, was zugesagt wurde. Ist diese Person nicht da, wird der Stand aus E-Mails rekonstruiert – und die Zusage von vor drei Wochen findet niemand mehr.
So könnte der Ablauf aussehen
Nicht jeder Betrieb braucht alle Stationen. Aber jede wird leichter, wenn die vorherige sie vorbereitet hat.
01 Anfrage
Anfragen werden vergleichbar
Bauvorhaben, Leistungsbild und Termin werden einheitlich erfasst, nicht als Freitext.
02 Projekt
Projektnummer von Anfang an
Mit Verantwortlichem, vereinbartem Leistungsumfang und den Abschnitten, in denen bei Ihnen gearbeitet wird.
03 Beteiligte
Bauherr, Fachplaner, Behörde
Einmal hinterlegt, mit Rolle. Wer in welchem Verteiler steht, ist keine Gedächtnisfrage.
04 Aufgaben
Wer macht was bis wann
Für die Abschnitte vorbereitet, die bei Ihnen immer gleich ablaufen – mit Termin und Zuständigkeit.
05 Unterlagen
Jeder Stand ist auffindbar
Welche Fassung wann an wen ging, ist dokumentiert. Ohne Archäologie in Dateinamen.
06 Abstimmung
Rückmeldungen hängen am Dokument
Anmerkungen und Freigaben liegen bei der Fassung, auf die sie sich beziehen – nicht im Postfach einer Person.
07 Übergabe
Was geleistet wurde, ist belegt
Erfasste Zeiten, zusätzliche Leistungen und Unterlagen liegen beisammen, wenn übergeben oder abgerechnet wird.
Was wir dafür bauen oder verbinden
- Zeiterfassung dort, wo gearbeitet wird – am Projekt und in Sekunden, nicht in einer eigenen Tabelle
- Projektakte mit Beteiligten, Aufgaben, Unterlagen, Ständen und Schriftverkehr
- Zusätzliche Leistungen werden festgehalten, sobald sie entstehen, statt bei der Schlussrechnung gesucht
- Auswertung je Projekt: geplant, erfasst, abgerechnet – laufend statt am Ende
- Anbindung an die vorhandene Buchhaltung, damit nichts doppelt erfasst wird
Was sich im Alltag ändert
- Eine Projektakte, in der der Stand nicht zwischen E-Mails, Dateien und Köpfen verloren geht.
- Nachvollziehen können, wo ein Projekt steht, was offen ist und wer gerade woran arbeitet.
- Erfasste Zeiten als Grundlage für die Nachkalkulation statt Schätzungen aus dem Kalender.
- Zusätzliche Leistungen sind dokumentiert, wenn über sie gesprochen wird.
Aus gebauten Anwendungen
Hier stehen Ausschnitte aus Anwendungen, die wir tatsächlich gebaut haben. Keine nachgebauten Oberflächen und keine erfundenen Zahlen.
Die Teile, die hier meistens gebraucht werden
- 01
Projekte & Vorgänge
Projekte, Beteiligte, Aufgaben, Dokumente und offene Punkte an einer Stelle – statt verteilt über Postfächer und Ordner.
Ansehen: Projekte & Vorgänge - 02
Dokumente
Dokumente entstehen aus den Daten, die schon da sind – und liegen danach dort, wo man sie sucht.
Ansehen: Dokumente & Informationen - 03
Kunden & Daten
Firmen, Ansprechpartner und Objekte einmal erfassen – und danach überall dieselben Angaben vorfinden.
Ansehen: Kunden & Daten - 04
Automatisierung
Die Schritte, an die sonst jedes Mal jemand denken muss, laufen nach festen Regeln.
Ansehen: Automatisierung
Fragen aus der Branche
Wir nutzen bereits eine Branchensoftware. Ersetzen Sie die?
In der Regel nicht. Meist fehlt nicht die Software, sondern die Verbindung zwischen Projekt, Zeiten und Dokumenten. Genau dort setzen wir an.
Wie genau muss die Zeiterfassung sein?
So genau, dass sie gemacht wird. Eine Erfassung, die drei Klicks kostet, liefert bessere Daten als eine minutengenaue, die niemand pflegt.
Können wir mit einem Projekttyp anfangen?
Ja, das ist der übliche Weg. Ein Ablauf sauber, dann der nächste. So bleibt der Betrieb nebenher lauffähig.
Was ist mit laufenden Projekten?
Die laufen zunächst weiter wie bisher. Neue Projekte starten im neuen Ablauf, und Sie entscheiden, ob und wann Altes nachgezogen wird.
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